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Dabei wird häufig übersehen, wie wichtig aktuelle schriftliche Vereinbarungen für Rechtssicherheit, Transparenz und eine verlässliche Vereinsorganisation sind.

Übungsleiterinnen und Übungsleiter sind das Fundament des Vereinslebens

Ob Kinderturnen, Fußballtraining, Gymnastikgruppe oder Seniorensport – ohne das Engagement von Übungsleiterinnen, Übungsleitern und Betreuenden wäre der Sportbetrieb vieler Vereine nicht möglich.

Viele Vereine vergüten dieses Engagement über den Übungsleiterfreibetrag. Dabei wird jedoch häufig übersehen, dass auch bei einer steuerfreien Aufwandsentschädigung klare vertragliche Regelungen sinnvoll und wichtig sind.

Der Übungsleiterfreibetrag ersetzt keinen Vertrag

Der Übungsleiterfreibetrag ermöglicht es, bestimmte nebenberufliche Tätigkeiten bis zu einer gesetzlich festgelegten Höhe steuer- und sozialversicherungsbegünstigt zu vergüten. Für Sportvereine stellt dies eine wichtige Möglichkeit dar, ehrenamtliches und nebenberufliches Engagement finanziell anzuerkennen.

Ein steuerlicher Freibetrag ersetzt jedoch keine schriftliche Vereinbarung zwischen Verein und Übungsleitung.

Gerade dann, wenn Vergütungen gezahlt werden, sollte eindeutig geregelt sein, welche Aufgaben übernommen werden, welche Qualifikationen erforderlich sind und wie die Zusammenarbeit organisiert ist.

Warum schriftliche Vereinbarungen wichtig sind

Ein Übungsleitervertrag schafft Klarheit für beide Seiten. Er kann insbesondere regeln:

• Art und Umfang der Tätigkeit
• Höhe der Vergütung
• Zahlungsweise und Abrechnung
• Dauer der Vereinbarung
• Kündigungsmöglichkeiten
• Nachweis von Lizenzen und Qualifikationen
• Informations- und Dokumentationspflichten
• Beachtung von Vereinsrichtlinien und Schutzkonzepten

Schriftliche Vereinbarungen helfen dabei, Missverständnisse zu vermeiden und schaffen Verlässlichkeit für Verein und Übungsleitung gleichermaßen.

Verträge regelmäßig aktualisieren

Viele Vereine nutzen Vereinbarungen, die vor Jahren erstellt wurden. In dieser Zeit haben sich jedoch häufig die rechtlichen Rahmenbedingungen und die Anforderungen an Vereine verändert.

Vorstände sollten daher regelmäßig prüfen:

• Entspricht die tatsächliche Tätigkeit noch dem Vertrag?
• Ist die vereinbarte Vergütung aktuell?
• Liegen gültige Lizenzen und Qualifikationen vor?
• Sind aktuelle Kontaktdaten hinterlegt?
• Werden die Anforderungen des Kinder- und Jugendschutzes berücksichtigt?
• Sind Zuständigkeiten und Ansprechpartner klar geregelt?

Eine regelmäßige Überprüfung schafft Rechtssicherheit und hilft, spätere Konflikte zu vermeiden.

Besonderes Augenmerk auf den Übungsleiterfreibetrag

Ein wichtiger Punkt wird in der Praxis häufig übersehen: Der Übungsleiterfreibetrag gilt personenbezogen und nicht pro Verein.

Übt eine Person mehrere begünstigte Tätigkeiten aus – beispielsweise in mehreren Sportvereinen oder zusätzlich für andere Organisationen – sind die Einnahmen grundsätzlich zusammenzurechnen.

Vereine sollten sich deshalb regelmäßig schriftlich bestätigen lassen, ob und in welchem Umfang der Freibetrag bereits anderweitig genutzt wird. So können spätere steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Probleme vermieden werden.

Nicht jede Tätigkeit ist automatisch selbstständig

Viele Vereine arbeiten mit freiberuflich tätigen Übungsleiterinnen und Übungsleitern zusammen. Dabei ist zu beachten, dass nicht allein die Bezeichnung im Vertrag entscheidend ist.

Maßgeblich ist vielmehr, wie die Zusammenarbeit tatsächlich ausgestaltet wird. Kriterien wie Weisungsgebundenheit, Eingliederung in die Vereinsorganisation oder die tatsächliche Durchführung der Tätigkeit können bei der rechtlichen Einordnung eine wichtige Rolle spielen.

Vereine sollten deshalb bei der Vertragsgestaltung sorgfältig vorgehen und aktuelle Musterverträge verwenden. Die sozialversicherungsrechtliche Einordnung hängt stets von den Umständen des Einzelfalls ab.

Praxistipp des KSB Teltow-Fläming

Spätestens zu Beginn einer neuen Saison sollten Sportvereine prüfen,

• ob für alle vergüteten Übungsleiterinnen und Übungsleiter schriftliche Vereinbarungen vorliegen,
• ob die vereinbarten Vergütungen noch aktuell sind,
• ob erforderliche Lizenzen weiterhin gültig sind,
• und ob die Angaben zum Übungsleiterfreibetrag regelmäßig aktualisiert werden.

So lassen sich spätere Rückfragen von Finanzamt, Sozialversicherungsträgern oder Vereinsmitgliedern vermeiden.

Aktuelle Musterverträge nutzen

Der Landessportbund Nordrhein-Westfalen stellt über seine Informationsplattform VIBSS eine umfangreiche Sammlung aktueller Musterverträge und Vereinbarungen für Sportvereine zur Verfügung.

Dort finden Vereine unter anderem:

• Mustervereinbarungen für ehrenamtlich Tätige
• Musterverträge für freiberuflich tätige Übungsleiterinnen und Übungsleiter
• Hinweise zur Vertragsgestaltung
• Erläuterungen zu steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Fragestellungen

Die Unterlagen werden regelmäßig aktualisiert und enthalten zahlreiche Praxishinweise für die Vereinsarbeit.

Zu den Musterverträgen:

VIBSS – Musterverträge und Vereinbarungen für Sportvereine

Gute Verträge schaffen Sicherheit

Schriftliche Vereinbarungen sind kein Ausdruck von Misstrauen. Sie schaffen Transparenz, Verlässlichkeit und Rechtssicherheit für Vereine und Übungsleitungen gleichermaßen.

Gerade vor dem Hintergrund steigender Anforderungen in den Bereichen Vereinsorganisation, Kinderschutz und Datenschutz empfiehlt es sich, bestehende Übungsleiterverträge regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren.

Hinweis

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei konkreten Fragen zur Vertragsgestaltung oder zur sozialversicherungsrechtlichen Einordnung sollte fachkundiger Rat eingeholt werden.

Quellen: VIBSS – Vereinsmanagement des Landessportbundes Nordrhein-Westfalen sowie Mustervertrag „Freier-Mitarbeiter-Vertrag als Sport-Übungsleiter*in“ des Landessportbundes Nordrhein-Westfalen.